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档案工作的最终目的是为广大利用者提供服务，而利用形式是档案馆为利用者提供服务的桥梁和纽带，也是档案馆实现自身价值和重要手段。随着科学技术的迅猛发展和社会网络化的日益普及，人们和生活方式和工作方式都发生了巨大的变化，人们对知识和信息的需求与日俱增，而网络这个庞大的信息机构，随时向人们提供着无所不包的信息，任何人只要家里拥有一台电脑，联通网络就可以跨地域、跨时空的漫游世界。这相对于传统档案馆的人工检索速度和旧的档案利用形式，更容易使人感到网络获取信息的简便，由此势必会削弱用户对档案馆的依赖程度。同时对于开放式的网络，用户与网络之间没有传统的利用形式中一些人为的负面影响，还节约了往返档案馆的时间，在这种情况下，用户将有上网还是云档案馆查阅资料的选择。用户是档案馆存在的前提，没有用户，档案馆存在的前景就黯淡了。因此，档案馆应该顺应时代发展的要求，不断提高自己的服务能力和水平，而做好这一工作的关键，是实现观念上的转换，在创新思想指导下，对传统的档案利用形式进行拓展和创新，探索出新世纪档案馆为用户提供服务的新方法、新特点，寻找到更适合用户口味和社会发展的最佳服务方式，从而不断提高我们的档案服务质量。
1、 以先进的意识引导档案利用方式的拓展与做出创新
1.1 形象意识
在当今社会日趋激烈的竞争中，各行各业都在创立自己的服务形象，良好的服务形象带给人们不仅是精神上的愉悦，还会加深人们对你的印象，为企业带来丰厚的利润，而口碑和信誉是世界上最宝贵、最少钱广告，同时也是一种形象资源。档案锭也应致力于建立这样一种良好的服务形象，这种形象的总体目标是：让用户获得“满意＋惊喜”的效果。它的内容应包括：周到、热情的档案供给服务；准确迅速的档案咨询服务；积极主动的档案指导工作；即时反馈用户需求和各种特殊服务，包括超出用户提供的各种个性化服务。如当用户进入档案馆，查阅他们所需的档案时，我们应该以热情的态度，主动上前询问用户需要查阅那些档案，并提供相应的咨询，对所需的档案未能如愿时，档案管理人员不是以简单的没有或表示歉意的方式处理，而是通过主动介绍、咨询、指导等手段使用户达到满意。同时，树立用户就是上帝的理念，充分了解用户的需求，使我们的利用方式处处为利用者着想，让用户真正感受到档案馆的存在，从而达到巩固档案馆利用群体的目的。
1.2 主动意识
随着信息化、网络化过程的加快，传统的蹲班守摊、等客户上门的利用方式已不能适应现代形势发展的要求。同时用户的需求也发生了很大的变化，一方面他们不满足于个别档案馆和信息机构提供的有限资源，另一方面用户的需求方式、内容千差万别，越来越多的潜在用户成为活跃用户，他们更经常更深入的利用各类信息，这就要求我们充分了解社会对档案的需求及其发展趋势，研究用户需求的特点，实行以社会、公众为中心的主动、深层次的服务。根据用户的需要和预测需求，迅速、及时、准确、有针对性地为不同层次的用户提供主动的服务。突破本馆馆藏的局限性，对本馆和亿馆的馆际档案和开放式网络信息提供检索。其次主动参与社会发展决策；参与科研、设计等课题攻关以及当前的各种科教兴企、科教兴农和西部大开发等活动中去。对困馆藏位置偏僻，交通不便的档案馆，还可以像律师事务所那样将档案信息服务及咨询接待处开到大街上，并设置查档热线电话和与新闻媒体联合举办档案信息发布会等活动，扩大档案馆对社会的影响，奠定档案馆在用户心中的地位，更大的发挥档案的作用。
1.3 开放意识
长期以来，多数档案馆处于自我封闭状态，以至于有相当一部分人对档案的认识模糊，有的甚至不知道档案还对普通公民开放，同时在查阅档案时，为了档案的安全，用户不仅要受到单位证明和领导签字的制约，而且利用范围也受到一定的限制。因而，在公众的心目中形成了档案馆是个披着神秘面纱的、不能随意介入的单位，而档案部门的宣传工作又未能及时跟上，造成人们对档案馆的陌生感。要不断提高我们的服务质量，就必须树立开放意识，即根据用户的需求和开放范围，利用各种形式宣传档案的有关内容和档案目录，介绍馆藏，并通过新闻媒体介绍利用这此档案的常识，做到适时公布、及时的开放，确保开放档案信息的畅通。其次档案馆的算我宣传也很重要，要通过行之有效的方式和途径向社会宣传档案馆的职能、作用，宣传开放档案目录，宣传利用档案所产生的效果，扩大档案馆的知名度和社会影响，从而消除用户对档案馆的陌生感，营造一个良好的开放环境。
2、 以创新的思想拓展档案利用形式的多元化
创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的永恒动力，亦是档案馆事业发展的重要动力。一个档案馆要保持持续发展的后劲，就必须破除因循守旧的旧习，树立推陈出新的新风尚。思想观念上的创新，要落实在档案管理措施上的创新，尤其是在利用服务领域中的不断创新，把满足不同用户的个性化要求，作为档案馆的服务宗旨，在服务的程序和形式上推出各种创新措施。
2.1 社会化
随着市场经济的发展，档案利用将日趋社会化、复杂化，档案馆提供什么样的档案，以何种方式提供服务，提供什么层次的服务将再次成为档案工作的热点。档案馆既是信息枢纽，又是多元化服务阵地的趋向渐渐显露，全球经济一体化发展成了社会多元化的特征。加入WTO后，文化交流将日趋活跃，各种文化载体将从各种传媒渠道蜂拥而至，与其它公共文化机构相比，档案馆成为公众“第二课堂”的理念已经建立，其地位已经确认，它必将在原有的基础上拓展出社会功能，逐渐成为信息发布，文化融合和知识交流的重要场所，成为多元化沟通和交流的中心。因此，档案馆的工作，尤其是利用工作都应围绕社会需求展开，无论是思想观念和认识，还是利用方式和服务手段都应社会化。档案馆可以通过举办有特色的展览或陈列，如馆藏档案展、科学技术展、两个文明建设成果展和一些重要的历史回顾展等，同时还可以推出“教授与你谈”、“博士与你讲”的系列讲座，不定期的举办各种活动，如召开档案信息新闻发布会，印发各种宣传小册子，并定期与新闻媒体联合举办档案知识讲座，把档案馆建成文化、信息交流中心，建成爱国主义教育基地，使我们的利用工作和利用方式更贴近社会，更符合公众的要求，实现真正意义上的社会化服务。
2.2 网络化
网络资源和数字档案馆的建设已呈宿舍化的趋势，馆藏资源网络和网络资源馆藏化已成为人们的共识，加强数字化资源建设，抢占网络高地，加大信息传播的力度，将成为档案馆工作的主流业务。档案馆要以向用户提供全方位、高质量的信息与资源服务为手段，积极投入新的网络环境的竞争，就必须千方百计的提高服务质量，拓宽利用渠道，寻找适合网上利用的新形式。因此，我们要尽快掌握先进的科技手段，介入网络信息服务领域。如：尽快实现网上档案传递和办理借阅，为用户送档上门；在网上设立虚拟档案画面、档案编研成果网站，供用户自如的选择、欣赏自己喜爱的作品；还可以在档案网站上建立与用户进行文化交流的界面，与用户组成新型联谊组织；还有网上教育服务、新闻服务、生活咨询服务；设立电子论坛和开通档案馆的电子信箱，让公众直接参与档案工作热点和焦点的讨论，对公众关心的档案信息开展咨询服务等，目标就是确立在让用户真实的感受到档案馆的存在，在网络中建立档案服务的新形象。
2.3 休闲化
随着节假日的增加和双休日的出现，供人们支配的闲瑕时间多了起来，随之而来的多种形式的休闲服务也应运而生，作为文化信息交流中心的档案馆，应该抓住机遇，转变服务观念，把为用户创造一个开放、舒适、休闲的优美环境，作为档案馆今后努力的目标，通过创造休闲、舒适的环境，使档案馆成为公众休闲的好去处。在这点上，我们应该借鉴西方发达国家的先进经验。如：英国公共档案馆，他们除了提供档案利用外，还在档案馆内开设了档案展览大厅、咖啡厅、网吧和书店，在这里喜欢真迹的老人可以在展厅看档案原件；喜欢动手的年轻人可以对微机操作，观看虚拟的档案画面，触摸屏上有馆藏珍品档案的画面，连中国敦煌的经卷、文物也在其中，他们可以根据机中画面提示任意浏览；孩子们戴上耳机就能听到英国大文豪，沙士比亚遗嘱的录音，还可以动手自己感兴趣的事，而档案馆开设的书店，很大程度上依赖于档案馆自身的编研工作，英国档案同行每年编纂、发行20多种出版物，有学术方面的、也有根据时势、热点编纂的图书以满足公众的需要，其中家史史料是书店的畅销书。和他们相比，我们的服务工作相去甚远。据笔者所知，每年我国档案馆所编纂的档案成果也很多，但却是“锁在深闺”人不知，别说是广大的用户，就是档案工作者也很少目睹，又怎么能让公众去了解、认识我们的档案工作呢？而网吧和咖啡厅在我国档案馆就更谈不上了。人们到档案馆就是为了可借阅档案，逗留的时间也是档案借阅时间，既没有可供阅览的图书，也没有任何娱乐设施可供消遣，又怎么能留住公众的脚步呢？如果我们能够向英国公共档案馆那样，一切为用户着想，根据中国的国情，在档案馆内也设置一些供用户娱乐、休闲的茶室、书屋和网吧，把档案馆建成适合公众口味的文化、娱乐休闲中心，我国档案馆服务领域的创新空间将是非常广泛的。如果再在节假日举办一些公益性活动，如：诗歌、朗诵、音乐会或其它吸引公众的节目，努力满足用户的各种个性化要求，为他们提供方便、周到的服务，使用户觉得档案馆是不可须臾或缺的朋友，还担心有什么其他机构可以觊觎和取代呢？

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