在当前全面落实科学发展观，积极实践维持黄河健康生命新理念的形势下，办文工作如何适应新形势发展的要求，进一步改进工作，为领导提供优质服务，笔者认为应把好“三关”，让领导腾出更多的时间和精力想大事、抓落实，做到“三勤”，努力提高办文本领。
一、把得少，切实减少数量，减轻领导同志阅批文电负担
1、收文办理，坚持适当、合理分流的方法，对上级安排部署工作比较明确具体的文电，直接送有关业务部门办理，部门视情向领导报告。对下级报来的一般性请示件，直接送有关业务部门提出初步意见后送领导审阅。
2、发文办理，可发可不发的文件坚决不发，尤其是那些一般性号召部署多，可操性强的具体措施意见少，内容空泛，没有多少普遍指导意义的文件，坚决不发。对可由部门自行研究确定解决的比较具体的事务,由部门直接办理，减少分流一部分公文。
3、充分利用现有的办公自动化网络，对能在网上发布的领导讲话、一些简单的会议通知等，不在发文，再减少一部分文件。
二、把得好，努力提高文电起草质量，争取领导少修改、不修改
1、内容要精炼，现在大家都很忙，尤其是领导同志，每天的日程都安排的很满。因此，文电的简明、精炼、篇幅不宜过长，杜绝空话、套话，不要言必称提高认识，加强领导等等，对那些说了作用不大，不说也无妨的话尽量删除，减轻领导同志阅文时间。
2、把握领导意图要准确。平时要多注意学习党的路线、方针、政策，认真钻研上级的工作部署安排等，因为领导意图都是从这些东西里面来的，这是领导意图的根源。还要主动了解近期领导的工作重点、工作要求措施等，这些都是领导意图的具体表现形式。最后还要善于揣摩领导思维方式、语言风格，并尽量把它们用书面化的语言反映到公文中去，这样就比较容易得到领导的认可和接受。
3、体例、格式要规范。时刻保持兢兢业业、一丝不苟的作风，对经手的每一份文件，都要精雕细刻，精益求精。特别是在一些技术性的细枝末节上，切不可大意放过。比如公文中的“引文”、标点符号、数字、计量单位和层次序号等等，都要仔细核对，力争做到规范统一。
三、把得巧，处理好质量和效率的关系，不耽误领导同志工作需要
要注意摸索办文工作的规律，对各类办文的急缓程度做到心中有数，处理起来做到举重若轻，运用自如。1、对一般性的、不牵动大局或工作量较小的公文如：“会议通知”、“会议纪要”、“函”等，工作量不大，工作难度比较低，应坚持速来速办，来则即办，抓紧完成。2、对时间要求比较紧的公文，也应快办速办，不要误了时间。但应把握好两个问题，一是切不可因为时间要求比较急就粗技大叶、疲于应付；二是处理好急和“静”的关系。在急中应当保持冷静，切忌忙中出错。3、对一些能借鉴的东西尽量加以借鉴，不做无效劳动。比如有的公文的主题词标注，可以参考以往类似公文的标注用词；转发类的公文，可参考上级机关标注用词，不必自己再翻查主题词表。
四、做到“三勤”，进一步提高办文本领
一是勤学习。要向书本学，学习国家行政机关公文处理办法，学习中国共产党公文处理条例，通过学习，掌握扎实的业务理论知识。要向领导学习，领导同志站得高，看得远，对问题认识深刻，见解独到，尤其是领导同志对文稿做的修改，要认真加以揣摩，从中吸取营养。要向同事学，学习他们好的工作经验和做法，学习他们良好的工作作风。要向同行学，多看上、下、左、右单位的公文，学习人家的长处。只有多学习，勤学习，善学习，才能练出扎实的基本功，只有这样才能在起草和修改公文中，做到厚积薄发，游刃有余。
二是勤总结。没有总结就没有提高，每工作一段时间要总结、回顾一下，看看哪些文件办得好，想想是怎么干的，还有没有进一步提高的方法。更要看看这段时间那些文件办的有纰漏，原因在那里，下一步如何避免类似问题。尽管办公室日常工作量很大，琐碎事很多，还是要挤时间进行总结反思，要经常想一想工作超过了以前没有，工作在全系统、全行业处于什么样的地位，如何使工作走到全系统、全行业的前列？如果得过且过，做一天和尚撞一天钟，日复一日，年复一年，没有办法提高。
三是勤创新。办文工作经过长期运作，形成了一套比较稳定的操作规程，上下级、各部门之间配合起来比较默契，不容易创新，也不好创新。但如果一味因循守旧，工作就很难适应新形势发展的需要。例如我们在办文过程中尝试改变流转程序，既减少了领导同志的阅文负担，也提高了部门的工作积极性，还加快了公文的处理速度，可谓是“一举三赢”。这就是大胆创新、敢于创新的结果。由此看来，办文工作创新，大有潜力可挖。只要在工作中多动脑筋，多思考、多钻研，就一定能不断创新，不断突破，不断完善，为领导提供更加优质的服务。(原文载《办公室业务》2004年第5期)
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